Dokumenty wymagane w przetargu – czego może oczekiwać Zamawiający?

Przygotowanie oferty przetargowej wiąże się z koniecznością zgromadzenia wielu dokumentów związanych z działalnością firmy i jej zarządem (lub właścicielami). Jakich dokumentów może wymagać zamawiający i w jakich formach powinny one być dostarczone?

Podstawy prawne

Listę dokumentów zawiera Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich mogą żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 roku, nr 226, poz. 1817). Wymienia ono wszystkie rodzaje dokumentów, podzielone na kilka grup. Są wśród nich te, potwierdzające legalność funkcjonowania przedsiębiorcy na rynku (wpisy do ewidencji, koncesje, licencje), doświadczenie i wiedzę (referencje, realizacje), a także gwarantujące możliwość wykonania prac (park maszynowy, ekipa z odpowiednimi uprawnieniami). Pracodawca może również mieć obowiązek złożenia informacji o jego sytuacji finansowej (sprawozdanie finansowe, zaświadczenia z banku) oraz potwierdzenia uregulowania zobowiązań wobec US i ZUS (zaświadczenia o niezaleganiu z opłatą). Zamawiający może także wymagać okazania polisy OC i zaświadczenia o niekaralności. Dokumenty o niezaleganiu i odpis z odpowiedniego rejestru przedsiębiorców (KRS lub ewidencji gospodarczej) ważne są tylko 3 miesiące, pozostałe – 6 miesięcy. Należy zwrócić na to uwagę, by w momencie ich składania te terminy nie zostały przekroczone – inaczej przedsiębiorcy grozi odrzucenie oferty z powodu niespełnienia wymagań formalnych.

wpis Dokumenty wymagane w przetargu – czego może oczekiwać Zamawiający?

Listę wymaganych w danym przetargu dokumentów oraz formy, w jakich można je dostarczać powinna zawierać Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Zazwyczaj są to dokumenty potwierdzające legalność działalności firmy (wpisy do rejestrów, REGON, NIP), zaświadczenia o terminowym regulowaniu obciążeń publicznych (z ZUS i US) oraz potwierdzające jakość (aprobaty techniczne, dokumenty potwierdzające zgodność z polskimi i europejskimi normami). Przy pracach budowlanych wymagane jest często przedstawienie ubezpieczenia OC oraz wskazanie osób z uprawnieniami, które te prace będą realizowały. Często spotyka się również żądanie potwierdzenia doświadczenia firmy w podobnych realizacjach – zazwyczaj wystarczą otrzymane referencje.

Zasadniczo jeśli Zamawiający nie jest podmiotem w 100% publicznym, może stosować swoje zasady weryfikacji oferentów. O tym kto i przy jakich progach kwotowych musi ogłaszac przetargi pisaliśmy w artykule :„Przy jakich kwotach podmioty publiczne muszą ogłaszać przetargi

Wadium

W większości przetargów (zwłaszcza przy wyższych kwotach) zamawiający żąda wniesienia wadium. To rodzaj zabezpieczenia, które zamawiający przyjmuje na wypadek, gdyby firma wygrywająca przetarg nie podpisała umowy, odmówiła wniesienia gwarancji należytego wykonania prac lub z innych powodów (zależnych od niej) nie podjęła się wykonania prac objętych przetargiem. Zasady wnoszenia wadium i jego zwrotu określa Prawo Zamówień Publicznych w art. 45 i 46.

Dopuszczana w danym postępowaniu forma wadium uzależniona jest od zapisów art. 45 Prawa Zamówień Publicznych i Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Najczęściej wnoszoną formą jest opłata w pieniądzu, przesyłana przelewem na konto bankowe zamawiającego (z odpowiednim oznaczeniem, którego przetargu dotyczy) lub wpłacana w kasie instytucji ogłaszającej przetarg. Spotyka się również możliwość wniesienia wadium w poręczeniach banków lub kas oszczędnościowych (SKOK-ów), a także w gwarancjach ubezpieczeniowych lub bankowych. Każdorazowo do oferty przetargowej należy dołączyć dowód wniesienia opłaty. Przedsiębiorcy powinni również zwrócić uwagę na termin upływu gwarancji lub poręczeń – powinien on wypadać po zakończeniu postępowania przetargowego.

Jeżeli firma zdecyduje się podpisać umowę, wówczas wadium jest zwracane (w niektórych przypadkach może być zaliczone na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy – za zgodą obu stron). Pozostali uczestnicy przetargu również otrzymują zwrot wadium (wraz z odsetkami) po zakończeniu procedury lub w przypadku jej unieważnienia. Wysokość wadium powinna zależeć od szacunkowej wartości zamówienia i nie może stanowić więcej niż 3% tej kwoty.

Podziel się!
    Ten wpis został opublikowany w kategorii Budownictwo i gospodarka i oznaczony tagami , , , . Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

    3 odpowiedzi na „Dokumenty wymagane w przetargu – czego może oczekiwać Zamawiający?

    1. damian f. pisze:

      Powinno być jedno zatwierdzenie zestawu dokumentów przez jakąs instytucję państwową, aby potem już nie były oddzielnie weryfikowane za każdym razem przez każdą gminę , miasto itp

    2. Pingback: Rażąco niska cena w postępowaniach przetargowych

    3. Pingback: Na co zwrócić uwagę przygotowując dokumenty przetargowe?

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

    *

    Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>