Jak przebiega licytacja elektroniczna i jakie formalności trzeba wypełnić by zostać dopuszczonym do udziału w niej?

Prawo Zamówień Publicznych dopuszcza licytację elektroniczną jako jedną z form prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia (art. 74 – 81). Jej specyficzna forma wymaga jednak innego przygotowania od wykonawcy niż w przypadku tradycyjnych postępowań.

Zgłoszenie udziału – wniosek o dopuszczenie do licytacji

Przed przystąpieniem do licytacji na platformie internetowej wykonawca musi złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału oraz uzyskać zgodę zamawiającego. Podobnie jak przy innych formach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, najważniejszym dokumentem jest Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Znajdują się w niej kluczowe dla prowadzenia postępowania informacje, dotyczące zawartości wniosku o dopuszczenie do licytacji.

Zamawiający może żądać dokumentów potwierdzających spełnienie przez firmy warunków wstępnych. Do najczęściej wymaganych zależą te potwierdzające legalność działania firmy na rynku (m.in. wpis do KRS lub ewidencji prowadzenia działalności gospodarczej, koncesje, pozwolenia), realizowania przez nią obowiązków płatniczych wobec ZUS i US (zaświadczenia o niezaleganiu), a także dokumenty potwierdzające doświadczenie firmy w wykonywaniu usług, dostaw lub robót o podobnym zakresie (referencje, zestawienie zrealizowanych prac). Dokumenty te wraz z wnioskiem o dopuszczenie do licytacji elektronicznej wysyła się zamawiającemu – muszą one dotrzeć w ustalonym w SIWZ terminie. Na tym etapie można również składać zapytania dotyczące przedmiotu zamówienia i spraw proceduralnych – w trakcie licytacji nie jest to zazwyczaj możliwe.

Poza formalnym zgłoszeniem wykonawca powinien również przygotować (dla siebie) ofertę na realizację przedstawionego zakresu zamówienia, analizując koszty realizacji oraz ceny jednostkowe i kwotę całkowitą. Warto określić wartość minimalną, poniżej której realizacja zamówienia nie jest opłacalna.

Zaproszenie do licytacji

Na podstawie otrzymanych dokumentów zamawiający analizuje spełnianie przez wykonawców warunków wstępnych i tym, którzy je spełnią, przesyła zaproszenie do licytacji. Zawiera ono adres platformy internetowej, na której licytacja zostanie przeprowadzona (często jest to platforma Urzędu Zamówień Publicznych https://licytacje.uzp.gov.pl/, mogą to być również inne, komercyjne adresy). Wykonawca ma wówczas krótki okres czasu na założenie konta na danej platformie i przesłanie swojego loginu. W postępowaniu mogą bowiem wziąć udział tylko ci użytkownicy, których zamawiający przypisze do konkretnej licytacji. Dane do logowania może również przesłać zamawiający, a wykonawca musi wówczas zarejestrować się pod otrzymanym loginem.

Wybierając login lepiej zrezygnować z nazwy firmy, zastępując ją nazwą nie pozwalającą na zidentyfikowanie przedsiębiorstwa. Jest on później używany w trakcie licytacji do przedstawienia postąpień, które złożyli poszczególni wykonawcy i podanie nazwy firmy już na etapie ujawniania ofert może wpłynąć na wynik postępowania.

Licytacja

W wyznaczonym przez zamawiającego terminie (dniu i godzinie) rozpoczyna się licytacja. Wykonawca powinien się zalogować na swoje konto (loginem, który podał zamawiającemu) i w aktualnie prowadzonych postępowaniach odszukać to, w którym chce wziąć udział. Każda aukcja jest określona przez dwa parametry – czas trwania (oznacza godzinę po której składanie ofert nie będzie już możliwe) oraz wielkość postąpień (czyli minimalna kwota o jaką kolejna oferta musi się różnić od obowiązującej). Obie te informacje można znaleźć w SIWZ.

Licytacja rozpoczyna się od kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na dane zamówienie, a uczestnicy (składając oferty) obniżają ją coraz bardziej. Systems wyświetla wszystkie postąpienia, dokumentując w ten sposób przebieg licytacji. Wygrywa ten wykonawca, który w obowiązującym czasie trwania postępowania złoży najkorzystniejszą ofertę. Po zakończeniu aukcji zamawiający rozsyła do zainteresowanych wykonawców wyniki licytacji i zaprasza zwycięzcę do podpisania umowy. Jeżeli ten odmówi, jego oferta nie jest brana pod uwagę (traci również wadium, jeżeli było ono wymagane). W takiej sytuacji wykonawca, który złożył następną w kolejności ofertę zostaje zwycięzcą licytacji i podpisuje umowę z zamawiającym.

Przed rozpoczęciem właściwego postępowania wiele platform umożliwia skorzystanie z testowej licytacji, gdzie można sprawdzić jak działa system. Warto z nich skorzystać.

Zobacz także: „Dokumenty wymagane w przetargach – SIWZ, Przedmiar robót, Opis zamówienia, Specyfikacje techniczne

Ten wpis został opublikowany w kategorii Dokumentacje i procedury przetargowe i oznaczony tagami , . Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

Dodaj komentarz