| Typ ogłoszenia: | przetarg |
| Przedmiot: | Kompleksowa organizacji Strefy VIP oraz cateringu |
| Data zamieszczenia: | 2023-03-23 |
| Dane kontaktowe Zamawiającego: |
Miejski Ośrodek Kultury w Świdniku al. Lotników Polskich 24 21-040 Świdnik powiat: świdnicki (lubelski) Tel.: 81 468-67-80 |
| Województwo: | lubelskie |
| Miasto: | Świdnik |
| Wadium: | --- |
| Nr telefonu: | Tel.: 81 468-67-80 |
| Termin składania ofert: | 2023-03-29 OGŁOSZENIE JEST JUŻ NIEAKTUALNE |
|
ZAPYTANIE OFERTOWE NA ORGANIZACJĘ STREFY VIP ORAZ CATERINGU W STREFIE VIP PODCZAS IMPREZY III Świdnik Air Festival 2023 2) Przedmiot zapytania ofertowego: 1. Wyłoniony w zapytaniu ofertowym Wykonawca, wybrany do zawarcia umowy, zobowiązany jest do kompleksowej organizacji Strefy VIP, usytuowanej poza terenem imprezy masowej, w tym: - zapewnienia nieobrandowanego namiotu wraz z podłogą o minimalnych wymiarach 11x15 metrów wyposażonego: w klimatyzację (dostosowaną do kubatury namiotu), oświetlenie wewnętrzne, agregat prądotwórczy wraz z paliwem i dystrybucją energii, organizacji cateringu z obsługą w namiocie VIP; - organizacji strefy grill wraz z obsługą i infrastrukturą (ławy i stoły do konsumpcji na 200 miejsc siedzących pod parasolami); - organizacja kolacji na 60 osób w namiocie VIP wraz z obsługą i infrastrukturą (stoły, krzesła, zastawa, menu, obsługa); - organizacji plenerowej strefy wypoczynku wraz z zapewnieniem infrastruktury w wydzielonej do tego celu przestrzeni VIP; - organizacji strefy widokowej wraz z infrastrukturą (leżaki i niskie stoliki); podczas wydarzenia III Świdnik Air Festival 2023. Otwarcie ofert: 2. Termin i miejsce otwarcia ofert - Organizator zapytania ofertowego dokona publicznego otwarcia ofert w obecności przedstawicieli Wykonawców, którzy zechcą przybyć w dniu 29.03.2023 r., o godz. 14.15 do Miejskiego Ośrodka Kultury w Świdniku, Al. Lotników Polskich 24, w Sali Kameralnej MOK. Składanie ofert: ETAP I: SKŁADANIE OFERT PISEMNYCH 1. Termin i miejsce składania ofert - 29.03.2023 r., do godz. 14.00 w Miejskim Ośrodku Kultury w Świdniku, Al. Lotników Polskich 24, Sekretariat. Miejsce i termin realizacji: Zapytanie ofertowe dotyczy realizacji zadania w terminie 04.06.2023 r., od 12:00 do 00:00 na terenie trawiastego lotniska sportowego położonego przy Ul. Sportowej w Świdniku, będącego w użytkowaniu WSK ,,PZL-Świdnik" S.A. oraz EPLB-Lublin. Wymagania: 2. Strefa VIP dla 350 osób organizowana będzie w formie plenerowego pikniku i rozlokowana będzie w namiocie, pod parasolami, w plenerowej strefie wypoczynku oraz strefie widokowej z leżakami, w związku z tym menu musi być dostosowane do tego rodzaju imprezy (łatwe w konsumpcji na stojąco lub przy stolikach koktajlowych oraz na bieżąco przygotowywane, np. dania z grilla). Zaproszeni goście to reprezentanci władz państwowych, samorządów, świata biznesu, kultury i mediów oraz załogi lotnicze. 3. Oferta powinna zawierać: a) propozycję menu dostępnego w namiocie - dania ciepłe, dania zimne, dostępność min. 11 rodzajów przekąsek, 5 dań ciepłych (do których będzie zapewniony stały dostęp) oraz min. 5 dań zimnych podawanych do końca imprezy, 4 rodzaje tarty, 5 rodzajów sałatek podawanych w tzw. porcjówkach; w tym całość - 30 procent dań wegetariańskich; b) organizację strefy grillowej z daniami wydawanymi na bieżąco - 150 porcji szaszłyków drobiowo-warzywnych, 150 porcji szaszłyków wieprzowo-warzywnych, 150 porcji szaszłyków warzywnych, 300 porcji karkówki, 300 porcji kiełbasek (min. 90% mięsa w składzie), 150 porcji kaszanki, 150 porcji ryby, 100 sztuk kręciołka z boczku, warzywa grillowane, dostosowana ilość przystawek - ogórek kiszony, surówki, 4 rodzaje pieczywa, 4 rodzaje musztardy oraz keczup (łagodny oraz pikantny); c) organizację kolacji dla załóg lotniczych na zakończenie imprezy w wydzielonej strefie VIP dla 60 osób na zasadzie biesiady przy stołach; d) obsługę kelnerską oraz obsługę kucharzy; e) zapewnienie obrusów na stoły, naczyń, dekoracji w kolorystyce czarno-białej z elementami złota; f) wynajem sprzętu niezbędnego do zorganizowania cateringu; g) serwis w postaci: kawy z ekspresu, herbaty czarne i owocowe, cytryny, cukier, wodę mineralną gazowaną/niegazowaną, soki owocowe, desery oraz ciasta; h) zapewnienie 20 stolików koktajlowych; i) zapewnienie 20 stolików kawowych wraz z krzesłami; j) zapewnienie wydzielonego miejsca ze stołami, krzesłami, zastawą dla 60 osób w namiocie VIP; k) zapewnienie namiotów oraz wody do zorganizowania zaplecza cateringu; 1) zapewnienie lodówek, ekspozytorów i chłodni. 4. Dodatkowo: Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić dwa bary z płatnym alkoholem wysokoprocentowym (whisky, wina, drinki itp.). Prosimy o przedstawienie oferty na zorganizowanie barów płatnych (wybór alkoholi, ceny, wyposażenie baru oraz aktualnej koncesji na sprzedaż alkoholu). Ceny za alkohol wysokoprocentowy sprzedawany w Strefie VIP ustalone zostaną przez Wykonawcę z porozumieniu z Organizatorem. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania wszelkich koncesji na sprzedaż alkoholu zgodnie z obowiązującymi przepisami. 5. Organizator zastrzega sobie prawo organizowania nieodpłatnie wylewki piwa przekazanego od Sponsora wraz z rollbarem - Wykonawca zapewni w takim przypadku osobę do obsługi. 7. Na dystrybucję produktów, o których mowa w ust. 4 wyłoniony w zapytaniu ofertowym Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność. Stawki za udostępnione produkty Wykonawca ustala samodzielnie. 8. Po stronie Wykonawcy pozostaje dostarczenie energii elektrycznej (agregatu wraz z paliwem i obsługą, elektryka posiadającego uprawnienia, który będzie sprawował dyżur podczas imprezy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Środowiska z dnia 1 lipca 2022 r. w sprawie szczegółowych zasad stwierdzenie kwalifikacji przez osoby zajmujące się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci (Dz.U.2022 poz. 1392) , a także zaopatrzenie w wodę dla potrzeb organizacji Strefy VIP oraz gospodarkę ściekami zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi. 9. Wykonawca udostępnia 200 miejsc siedzących pod parasolami, oraz 150 sztuk leżaków w ramach plenerowej strefy wypoczynku w strefie widokowej VIP. 10. Organizator zapewnia toalety przenośnie oraz kontenery na śmieci. Organizator nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych. Oferta musi obejmować całość zamówienia. , 3) Procedura 1 .Tryb udzjelenia zamówienia - składanie ofert pisemnie. 2.Kryteria oceny ofert - 20 % różnorodność menu; 80 % cena oferty złożonej na piśmie. 3.Termin związania ofertą wynosi 30 dni od dnia złożenia oferty. 3. Do oferty należy dołączyć trzy zdjęcia z realizacji infrastruktury na imprezie plenerowej oraz realizacji cateringu. 4) Sposób przygotowania oferty 1. Oferta musi być złożona w zaklejonej kopercie opisanej na zewnętrznej stronie w następujący sposób: Organizacja Strefy VIP wraz z obsługą podczas imprezy III Świdnik Air Festival 2023. 2. Dodatkowo na zewnętrznej stronie koperty należy podać dane Wykonawcy: a) nazwę i dokładny adres siedziby, b) numer telefonu, c) adres mailowy, d) liczbę stron (należy określić, ile stron znajduje się w kopercie). 3. Oferta musi być przygotowana zgodnie z załączonym formularzem, stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania. 4. Oferta tj. formularz oferty, musi być uzupełniona w języku polskim, na komputerze lub nieścieralnym atramentem oraz podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Zgodnie z informacjami zawartymi w dokumentacjach rejestrowych Wykonawcy lub przez osobę posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnej, udzielone przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Podpisy należy składać w sposób umożliwiający identyfikację podpisującego. 5) Zakres obowiązków Wykonawcy 1. Uczestnik postępowania zobowiązany jest: a) posiadać aktualne wymagane pozwolenie na prowadzenie swojej działalności, b) posiadać niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny, c) dysponować osobami zdolnymi do wykonywania zadań posiadającymi odpowiednie dokumenty zgodnie z aktualnymi przepisami sanitarno-epidemiologicznymi. d) do wykonania usługi za pomocą posiadającego odpowiednie atesty, sprawnego i estetycznego sprzętu oraz urządzeń, e) do bieżącego utrzymania czystości w granicach powierzonego obszaru objętego wyłącznością, jak również po dniu imprezy. 2. Wykonawca odpowiada za cały przywieziony sprzęt od momentu przyjazdu na teren imprezy do momentu opuszczenia terenu imprezy. 6) Dokumenty do złożenia Dokumenty składające się na ofertę: a) wypełniony formularz oferty, stanowiący Załącznik nr 1 do oraz Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania, b) dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą: aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, c) dokumenty potwierdzające należyte wykonanie co najmniej trzech obsług na imprezie plenerowej, z min. trzema zdjęciami z realizacji infrastruktury na imprezie plenerowej oraz realizacji cateringu, d) aktualną koncesję na sprzedaż alkoholu, e) oświadczenie Wykonawcy i dokument poświadczające stan techniczny posiadanego sprzętu, f) kopię umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnoprawnej na kwotę nie niższą niż 100.000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych). Dokumenty mogą być przedstawione w formie kopii (kserokopii) poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy. 7) Planowany termin zawarcia umowy 1. Organizator przewiduje zawrzeć umowę z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, do dnia 29.04.2023 r. 2. Organizator zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny na każdym etapie postępowania. 3. Organizator nie zapewnia wyżywienia i noclegów dla osób zaangażowanych w obsługę w ramach niniejszego zapytania ofertowego. 3. Osoby do kontaktu w sprawie zapytania ofertowego ze strony Organizatora: Aneta Komsta, 500348939, anetakomsta@mok.swidnik.pl. 4. Zapytanie ofertowe zostanie ogłoszone na stronie Organizatora: www.mok.swidnik.pl. 5. Oferenci mogą uzupełnić braki formalne w formie pisemnej w terminie 3 dni liczonych od momentu wezwania do ich uzupełnienia przez Organizatora. O zachowaniu terminu decyduje dzień wpływu uzupełnienia braków formalnych do siedziby Miejskiego Ośrodka Kultury. W przypadku niedotrzymania tego terminu oferta podlega odrzuceniu. |
|
© eurobudowa.pl 2004-2024
