Infolinia: 58 732-70-70 info@eurobudowa.pl
JEDYNA W POLSCE
PLATFORMA
PRZETARGÓW I ZLECEŃ
WYSPECJALIZOWANA
W BRANŻY BUDOWLANEJ
Codziennie nowe
ogłoszenia
Raporty e-mail
Intuicyjny
panel klienta
Płatności on-line
Aplikacja mobilna

Wyszukiwanie przetargów

..pokażukryj podkategorie
Wyszukiwanie szczegółowe
Liczba ogłoszeń
330z dziś
4764z ostatnich 7 dni
18648z ostatnich 30 dni

Najczęściej czytane (dziś)

Przetargi z kategorii

Partnerzy serwisu

  • investmap.pl Actum - Administrowanie nieruchomościami
  • elektro.info.pl monitor-inwestycji.pl

Usługa kompleksowej obsługi konferencji hybrydowej wraz z nagraniem materiału z wydarzenia

Przedmiot:

Usługa kompleksowej obsługi konferencji hybrydowej wraz z nagraniem materiału z wydarzenia

Data zamieszczenia: 2022-11-18
Dane kontaktowe Zamawiającego: Polska Akademia Nauk Biuro Upowszechniania i Promocji Nauki
pl. Defilad 1
00-901 Warszawa
powiat: Warszawa
tel. +48 22 182 61 82
Urszula.Szwed-Strych@pan.pl
Województwo: mazowieckie
Miasto: Warszawa
Wadium: ---
Nr telefonu: tel. +48 22 182 61 8
Termin składania ofert: 2022-11-22 OGŁOSZENIE JEST JUŻ NIEAKTUALNE
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
w celu szacowania wartości zamówienia na kompleksową obsługę konferencji
hybrydowej wraz z nagraniem materiału z wydarzenia,
z możliwością udzielenia zamówienia
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej obsługi konferencji
hybrydowej wraz z nagraniem materiału z wydarzenia.
Celem realizacji zamówienia jest umożliwienie większemu gronu odbiorców
uczestniczenia zdalnie i ,,na żywo" w konferencji pn. ,,Nauka, etyka, media"
organizowanej przez Polską Akademię Nauk w dniach 2-3 grudnia 2022 (piąteksobota),
w godz. 10.30-18.00 w dniu 2 grudnia 2022 r. i 9.30-16.45 w dniu 3 grudnia
2022 r. w Pałacu Staszica w Warszawie.
Program konferencji jest opisany w załączniku nr 2 do Zaproszenia.
Wykonawca zapewni:
1. Koncepcję logistyczną i rozwiązań technicznych niezbędnych do zapewnienia
właściwego przebiegu konferencji.
2. Plany ustawienia sali na potrzeby konferencji.
3. Możliwość udziału w konferencji uczestnikom w wersji stacjonarnej lub przez internet,
w tym w szczególności:
a) transmisję konferencji w internecie w jakości Full HD;
b) dostępność stabilnej transmisji w internecie dla każdego użytkownika w dowolnej
lokalizacji;
c) możliwość udziału w konferencji minimum 100 i maksymalnie 500 równoczesnych
uczestników transmisji w internecie.
4. Odpowiedni sprzęt techniczny niezbędny do zapewnienia właściwego przebiegu
konferencji, w tym:
a) 2 kamery,
b) nagłośnienie (minimum 4 mikrofony),
c) dodatkowy niezbędny sprzęt (np. mikser, statywy),
d) światła.
5. Profesjonalną obsługę sprzętu oraz przeszkolenie prelegentów przed konferencją.
6. Odpowiednie oprogramowanie do prawidłowego przeprowadzenia konferencji.
7. Obsługę prelegentów oraz wsparcie techniczne konferencji,
w tym bezpośrednią obecność wykwalifikowanych pracowników/przedstawicieli
Wykonawcy, którzy zapewnią na miejscu, podczas konferencji, obsługę transmisji
online (w tym realizator wizji i dźwięku).

8. Transmisję konferencji przez internet, jej obsługę audio i wideo oraz poprawne
działanie transmisji online na komputerach oraz urządzeniach mobilnych,
w tym:
a) wyświetlenie prezentacji lub materiału wideo w trakcie transmisji;
b) synchronizację oraz odpowiedni poziom jakości dźwięku i obrazu.
Transmisja będzie dostępna na kanale PAN w serwisie YouTube lub w ramach
innego responsywnego rozwiązania umożliwiającego realizację usługi, w tym
osadzenie playera na stronie internetowej wydarzenia. Zamawiający zapewnia
łącze internetowe.
9. Oprawę graficzną transmisji zgodną z brandingiem i wytycznymi PAN (logo, belki,
plansze, zaślepki podczas przerw, picture in picture).
10. Infrastrukturę realizacyjną oraz obsługę techniczną do ewentualnej rejestracji ,,setek"
wg potrzeby Zamawiającego podczas lub po konferencji (do 20-30 minut po
zakończeniu rejestracji wydarzenia). Wykonawca udostępni nagraną ,,setkę" do końca
dnia, w którym została nagrana.
11. Rejestrację przebiegu konferencji w formie cyfrowej oraz podzielenie zapisu
cyfrowego z rejestracji na części odpowiadające programowi wydarzenia
i przekazanie zapisu Zamawiającemu (online lub nośnik fizyczny), w tym
w szczególności:
a) zarejestrowanie transmisji online w jakości Full HD oraz przekazanie materiału
filmowego w formacie mp4;
b) przekazanie odbędzie się za pośrednictwem FTP Wykonawcy lub innego systemu
wymiany plików;
c) przekazanie materiału filmowego nastąpi w ciągu max 6 dni roboczych od
zakończenia danej transmisji online.
12. Koordynację oraz obsługę konferencji w zakresie objętym umową.
13. Statystyki z przebiegu transmisji online (oglądalność).
14. Wcześniejszy rekonesans w miejscu realizacji transmisji online.
Szczególne potrzeby Zamawiającego dotyczące Zamówienia
Wykonawca zapewni realizację całego wydarzenia w formule hybrydowej, w tym
niezbędne zaplecze kadrowe i techniczne (oprogramowanie i sprzęt), oraz jego transmisję
online.
1. Wszyscy prelegenci konferencji będą obecni na sali.
Nagłośnienie i realizacja dźwięku jest po stronie Wykonawcy.
2. Wykonawca zapewni formularz pozwalający na zadawanie pytań w czasie transmisji
w formie moderowanego czatu, bez konieczności rejestracji/logowania
dla użytkowników.
3. Wykonawca dostarczy transmisję online w technologii umożliwiającej osadzenie tych
usług na stronie internetowej wydarzenia.
4. Wykonawca przeszkoli prelegentów z obsługi oprogramowania i sprzętu.

Dokument nr: BUPN. 261.15.2022

Składanie ofert:
TERMIN SKŁADANIA ofert:
22 listopada 2022 r., godz. 15:00.
Oferty przesłane po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

Miejsce i termin realizacji:
Termin realizacji zamówienia:
Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie 2-3 grudnia 2022 r. (piątek-sobota),
w godz. 10.30-18.00 w dniu 2 grudnia 2022 r. i w godz. 9.30-16.45 w dniu 3 grudnia 2022
r., z zastrzeżeniem innego terminu dla prac opisanych w pkt 2 ppkt 11 c) Zaproszenia.

Wymagania:
4. Warunki udziału w procedurze dla Wykonawców ubiegających się o zamówienie
publiczne:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają łącznie poniższe
warunki udziału w postępowaniu:
? wykażą, że od 1 stycznia 2021 r. wykonali dla instytucji naukowych co najmniej 5
usług o zakresie zbliżonym do opisanego w Zaproszeniu;

? dysponują odpowiednim zapleczem kadrowym (minimum 3 osoby), które w
okresie od 1 stycznia 2021 r. wykonały dla instytucji naukowych co najmniej 5
usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia;
? dysponują odpowiednim zapleczem technicznym do należytego wykonania
zamówienia.
5. Kryteria oceny ofert dla każdej części zamówienia:
Doświadczenie - 80% (80 pkt)
Cena - 20% (20 pkt)
Doświadczenie
Zamawiający przyzna punkty za dodatkowe, udokumentowane doświadczenie osób
skierowanych do wykonania realizacji zamówienia, wykraczające poza warunki udziału
w procedurze (opisane w pkt. 4).
Za każdą dodatkową usługę wykonaną dla instytucji naukowej od 1 stycznia 2021 r.,
odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia i potwierdzoną odpowiednimi
dokumentami (referencje), Zamawiający przyzna 10 pkt. Wykonawca może przedstawić
maksymalnie 8 dodatkowych usług, tj. maksymalnie oferta może zdobyć 80 pkt.
Cena
Punkty za kryterium ,,cena" zostaną przyznane każdej z ofert wg wzoru:
(Cena brutto oferty najtańszej / Cena brutto oferty badanej) × 20 = liczba punktów
Oferta, która zdobędzie w sumie najwięcej punktów w ramach kryterium oceny ofert
(D+C), zostanie uznana za najkorzystniejszą. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 pkt
z dwóch kryteriów łącznie.
6. Sposób przygotowania i złożenia oferty
Oferty należy przesyłać w formie elektronicznej (plik pdf podpisany przez uprawnioną
osobę) na adres e-mail: Urszula.Szwed-Strych@pan.pl.
Złożona oferta powinna zawierać:
1. Informacje o Wykonawcy, w tym odpis z KRS, CEIDG.
2. Pięć dokumentów (np. referencje, protokół odbioru) potwierdzających należyte
wykonanie dla instytucji naukowych - w terminie od 1 stycznia 2021 r. - pięciu usług
o zakresie zbliżonym do opisanego w Zaproszeniu na potwierdzenie spełnienia
warunku udziału w procedurze z pkt. 4 tiret drugi Zaproszenia.
3. Informacje o zapleczu technicznym przewidzianym do wykonania usługi na wykazanie
spełnienia warunków udziału w procedurze z pkt 4 tiret trzeci Zaproszenia.
4. Maksymalnie 8 dodatkowych dokumentów (referencje) potwierdzających należyte
wykonanie dla instytucji naukowych - przez osoby skierowane do wykonania
zamówienia, w okresie od 1 stycznia 2021 r. - dodatkowych usług o zakresie
zbliżonym do opisanego w Zaproszeniu (innych niż wskazane do wykazania
spełnienia warunków udziału w procedurze w pkt. 4 tiret drugi) do oceny ofert w
kryterium Doświadczenie. Dokumenty do kryterium oceny ofert nie podlegają
uzupełnieniu.
5. Kalkulację cenową wg poniższego wzoru - w dwóch wariantach.

WARIANT 1 - YouTube
Cena netto [zł] VAT [%] Cena brutto [zł]
Konferencja
WARIANT 2 - inne rozwiązanie umożliwiające realizację usługi
Cena netto [zł] VAT [%] Cena brutto [zł]
Konferencja
9. Inne istotne postanowienia dotyczące warunków realizacji zamówienia:
1. Wykonawca przygotuje wycenę zamówienia w dwóch wariantach, przy czym
Zamawiający zastrzega sobie wybór oferty tylko w jednym wariancie.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wezwania Wykonawcy do złożenia wyjaśnień
i uzupełnienia dokumentów, z wyłączeniem dokumentów w ramach kryterium oceny
ofert na doświadczenie osób skierowanych do wykonania zamówienia.
3. Oferty Wykonawców niespełniające warunków udziału w postępowaniu i niepodpisane
przez osobę uprawnioną lub złożone niezgodnie z treścią Zaproszenia zostaną
odrzucone i nie będą oceniane.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji informacji podanych
przez Wykonawcę w złożonej ofercie (na potwierdzenie spełnienia warunków udziału
w postępowaniu i kryterium oceny ofert na doświadczenie) poprzez telefoniczny
lub mailowy kontakt do poprzednich odbiorców usług realizowanych
przez Wykonawcę.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji ceny złożonej oferty.
6. O wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawcy zostaną powiadomieni mailowo.
7. Z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, zostanie podpisana umowa
wg wzoru obowiązującego u Zamawiającego.
8. Wykonawca, który nie spełni warunków udziału w postępowaniu określonych
w pkt 4 zaproszenia do składania ofert, będzie wykluczony z postępowania, a jego
oferta zostanie odrzucona.
9. Zamawiający informuje, że wykluczy wykonawcę z procedury, jeżeli wystąpią
okoliczności, o których mowa w art. 7 ust. 1 w związku z ust. 9 ustawy z dnia 13
kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu
agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022
r., poz. 835).
10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość tylko dokonania czynności szacowania
wartości zamówienia na podstawie dokonanego rozeznania rynku w oparciu o złożone
oferty do niniejszego zaproszenia bez dokonania wyboru oferty oraz nieudzielenia
zamówienia na podstawie niniejszego zaproszenia do składania ofert.
11. W niniejszym postępowaniu nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2022 r., poz. 1710 z późn. zm.).

Uwagi:
Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzania Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych
oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
informuje się, że:
1) Administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Polska Akademia Nauk,
Pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa. Dane osobowe Wykonawcy zostały przekazane
dobrowolnie w celach związanych z zawarciem i wykonaniem umowy i zostaną
udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
Wykonawca posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.
2) Kontakt do Inspektora ochrony danych to adres mailowy: iod@pan.pl.
3) Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane, gdyż jest to konieczne w celu
zawarcia i realizacji umowy o i odbywa się na podstawie tej umowy (art. 6 ust. 1 lit b)
RODO
4) Dane osobowe Wykonawcy nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji
międzynarodowej.
5) Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane i przechowywane do momentu ustania
obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa.
6) Wykonawca ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich
sprostowania, usunięcia (o ile jest to prawnie dopuszczalne), ograniczenia
przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu.
7) Wykonawca ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy
Ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia
2016 roku.
8) Dane osobowe Wykonawcy nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany,
w tym również w formie profilowania.

Kontakt:
Informacje o sposobie komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami:
Urszula Szwed-Strych
nr tel.: (022) 182 66 06
e-mail: Urszula.Szwed-Strych@pan.pl

Podobne przetargi

Przetargi z podobnych kategorii

© eurobudowa.pl 2004-2022

Współpracujemy z:

  • Money.pl
  • Gratka.pl
  • tabor24.pl
  • trader
  • rynekinstalacyjny.pl
  • InvestMap.pl

Ta strona używa COOKIES.

Korzystając z niej wyrażasz zgodę na wykorzystywanie cookies, zgodnie z ustawieniami Twojej przeglądarki. Szczegóły w Polityce Prywatności.