śląskie (Piekary Śląskie)
śląskie (Pyskowice)
dolnośląskie (Wrocław)
podkarpackie (Mielec)
podkarpackie (Sanok)
śląskie (Jaworzno)
| Typ ogłoszenia: | przetarg |
| Przedmiot: | Kompleksowa obsługa i koordynacja plenerowej imprezy artystyczno-rozrywkowej |
| Data zamieszczenia: | 2024-05-09 |
| Dane kontaktowe Zamawiającego: |
Gmina Oleśnica ul. Nadstawie 1 28-220 Oleśnica powiat: staszowski Fax: 41 3774036, tel.: 41 3774036 wew. 202 sekretariat@gminaolesnica.pl |
| Województwo: | świętokrzyskie |
| Miasto: | Oleśnica |
| Wadium: | --- |
| Nr telefonu: | Fax: 41 3774036, tel |
| Termin składania ofert: | 2024-05-20 OGŁOSZENIE JEST JUŻ NIEAKTUALNE |
|
kompleksowa obsługa i koordynacja plenerowej imprezy artystyczno-rozrywkowej pn.: ,,Dzień Oleśnicy 2024" z uwzględnieniem wyłączności na obsługę handlową i gastronomiczną w dniu 17 sierpnia 2024 r. Określenie imprezy: Impreza masowa Rozdział II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiot zamówienia: kompleksowa organizacja i koordynacja imprezy plenerowej pn. Dzień Oleśnicy 2024 z uwzględnieniem wyłączności na obsługę handlową i gastronomiczną. Dzień Oleśnicy, to impreza masowa o charakterze rodzinnym i biesiadnym dla różnych grup wiekowych. CHARAKTERYSTYKA OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1) Zapewnienie odpowiedniej zadaszonej sceny o wymiarach dostosowanej do potrzeb i wymogów z uwzględnieniem wszystkich artystów biorących udział w imprezie. Scena stabilna, sucha o minimalnych wymiarach 5 x 6 metrów. Zapewnienie profesjonalnego RAIDERA scenicznego tj. nagłośnienia o odpowiedniej mocy i oświetlenia. Specyfikacja nagłośnienia dostosowana do GWIAZDY WIECZORU oraz innych artystów biorących udział w imprezie (Minimalna moc w plenerze: 2 x 6kW w systemie mid-hi, 2x10kW w bas (sub-bass), dostosowanej do ilości osób, profesjonalne oświetlenie sceniczne, maszynę do wytwarzania dymu, minimum 4 odsłuchy przednie, wejście pod mixer i konsolę zespołu xlr-ami lub kablami typu duży Jack, 2 x mikrofon bezprzewodowy na statywach (Shure Beta 58A lub 87A). Wejście pod mikser powinno znajdować się na scenie na środku sceny (podest dla DJa) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za cały sprzęt, który będzie użyty do realizacji przedmiotu zamówienia. Zapewnienie profesjonalnej obsługi technicznej (monterzy sceny, akustycy, elektryk). Wymaga się szczegółowej rzetelności, zaangażowania, poczucia obowiązku, merytorycznej wiedzy i przygotowania techniczno-organizacyjnego. Osoby zasiadające przy konsoletach obowiązuje ciągła uwaga, koncentracja i skupienie podczas występów scenicznych artystów. Bezwzględną koniecznością jest również stały kontakt pomiędzy sceniczną obsługą akustyczną, a głównym realizatorem dźwięku (np. za pomocą komunikacji bezprzewodowej). Tego rodzaju usługa powinna być realizowana przez osoby posiadające nie tylko wykształcenie techniczne, ale także muzyczne, które zapewni właściwe kształtowanie obrazu dźwiękowego, tworzonego przez wiele instrumentów. Zapewnienie obsługi koordynacyjnej imprezy i bezwzględna obecność przedstawiciela oferenta, uprawnionego do podejmowania wszelkich decyzji, podczas imprezy oraz w trakcie jej przygotowań Zapewnienie barierek ochronnych do obowiązków Wykonawcy należy zapewnienie odpowiedniej ilości barierek ochronnych celem ogrodzenia sceny oraz terenu imprezy masowej. Wykonawca zapewni ich montaż, demontaż oraz transport. 2) Zapewnienie profesjonalnego konferansjera: osoby prowadzącej imprezę, przeprowadzającej konkursy, opowiadającej anegdoty o regionie, występujących zespołach wspartej na programie artystycznym dostarczonym przez Zamawiającego na minimum 5 dni przed rozpoczęciem imprezy. Zakup nagród i upominków w konkursach organizowanych na scenie przez konferansjera w kwocie około 500,00 zł - po stronie Wykonawcy. 3) Zapewnienie grupy artystyczno-animacyjnej do prowadzenia zabaw animacyjnych dla dzieci (w tym konkursy i zabawy, stanowiska animacyjne m. in.: malowanie twarzy, żonglerka, ekwilibrystyka, talerzyki, robienie małych/wielkich baniek mydlanych, chodzenie na szczudłach itp.). Zabawy i animacje na placu dla dzieci w czasie trwania imprezy. Wymagana obecność min. 2 animatorów, przebranych w barwne kostiumy (np. clowna), którzy prowadziliby animacje na terenie imprezy, zachęcali do czynnego udziału w zaplanowanych atrakcjach, koordynowali konkursy i drobne zabawy. 4) Organizacja strefy dla dzieci zapewniającej NIEODPŁATNY dostęp do minimum jednej atrakcji dla najmłodszych typu: dmuchany zamek, zjeżdżalnia, huśtawka lub trampolina do wyboru (do uzgodnienia w scenariuszu). W ramach strefy zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania z atrakcji. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji programu strefy leżą po stronie Wykonawcy. 5) Blok rozrywkowy od 16.00 do 24.00 w tym: a) Występ zespołu biesiadnego lub coverowego z repertuarem popularnej muzyki rozrywkowej, może być solista; b) Animacje dla dzieci na scenie (1 godz.); c) Kabaret dla dorosłych lub inna atrakcja; d) W godz.ch wieczornych DJ dyskoteka dla dorosłych do 24.00. 6) Zapewnienie cateringu dla gości 200 osób: kawa, herbata, soki, pierogi, bigos, ryba po grecku, ciasto, chleb, w tym: sztućce, serwetki, talerze i filiżanki porcelanowe oraz dekoracja stołu. W godz. od 16.00 do 23.00. We wskazanym i wyznaczonym przez Zamawiającego pomieszczeniu. 7) Druk plakatów i zaproszeń 30 dni przed imprezą 120 zaproszeń, 40 plakatów format B5. 8) Zabezpieczenie imprezy oraz ochrona ludzi i sprzętu przez koncesjonowaną Agencję Ochrony, podczas całej imprezy 18 pracowników służby porządkowej. Do zakresu obowiązków Wykonawcy należy: a) przygotowanie planu zabezpieczenia imprezy; ochrona i zabezpieczenie podczas imprezy oraz podczas czynności technicznych przed i po imprezie. b) zapewnienie odpowiedniej ilości pracowników służby ochrony (minimum18 służby porządkowej zgodnie z wymogami Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j.Dz.U.2023.616 ) powyżej 1000 osób (impreza masowa). c) czas podlegający ochronie przez firmę ochroniarską: od godzin 16.00 do godz. 0.30 pracowników służby ochrony Ze szczególnym uwzględnieniem występu Gwiazdy Wieczoru koncert trwający około 60 minut wraz z bisami o godz.20.00. Przygotowanie i zapewnienie działań zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, na cały czas trwania imprez, i na terenach objętych jej realizacją. CPV: 79.71.00.00-4 Usługi ochroniarskie 9) Zapewnienie i ustawienie toalet przenośnych w liczbie wystarczającej dla planowanej liczby uczestników minimum 3 kabiny (dla ok. 800 osób). Utrzymanie stałego porządku i higieny. Po zakończeniu imprezy niezwłoczne zdemontowanie sceny, obiektów towarzyszących, nagłośnienia i oświetlenia oraz uprzątnięcie terenu imprezy z zanieczyszczeń pozostałych po imprezie. 10) Uregulowanie wszelkich opłat wymaganych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych, w tym opłacenie ZAIKS, a także kosztów pokrewnych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa oprócz GWIAZDY WIECZORY, którą ureguluje ZAMAWIAJĄCY (zgodnie z zawartą umową). Wykonawca ma posiadać aktualne ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenie OC, za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w imprezie odpowiada wykonawca. Od Wykonawcy usługi wymaga się doświadczenia, szczegółowej rzetelności, zaangażowania, poczucia obowiązku, merytorycznej wiedzy i przygotowania organizacyjnego. Jednocześnie wyłoniony Wykonawca, bierze na siebie odpowiedzialność i obowiązki Organizatora imprezy zgodnie z Ustawą o imprezach masowych. ZAPEWNIENIE KOMPLEKSOWEJ OBSŁUGI TERENU ROZRYWKI/WESOŁEGO MIASTECZKA: Organizacja strefy dla dzieci zapewniającej atrakcje np.: dmuchane zamki- zjeżdżalnie, kulki w klatce, trampoliny, kule wodne, karuzele, strzelnica, samochodziki, kucyki itp. (atrakcje dla dzieci starszych i młodszych). W ramach strefy zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania z uzgodnionych atrakcji - co najmniej 1 osoba dla danej atrakcji. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji programu strefy leżą po stronie Wykonawcy. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca będzie obowiązany okazać atesty w terminie do 3 dni roboczych od dnia wezwania. ZAPEWNIENIE KOMPLEKSOWEJ OBSŁUGI GASTRONOMICZNEJ: Wyłączność na małą i dużą gastronomię: przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezą w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym - estetycznych punktów gastronomii. Punkty muszą być przygotowane z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie. W zakres obsługi wchodzi: a) przygotowanie i sprzedaż potraw z grilla, kotła, dań typu fast food, itp.; b) sprzedaż lodów, gofrów, popcornu, prażynek, itp.; c) dystrybucja piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia w Urzędzie Miasta i Gminy Oleśnica) w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej jak 0,4 litra; nie mniej niż 2 punkty; d) sprzedaż napojów bezalkoholowych, kawy, herbaty; e) zapewnienie miejsc siedzących wraz ze stołami pod parasolami w ilości nie mniejszej niż dla 100 osób; f) właściwe oznakowanie i zabezpieczenie ogródka piwnego; g) zabezpieczenie utrzymania czystości na zajmowanym terenie w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu. o Na dystrybucję produktów wymienionych w punktach a) - d) wyłoniony Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność. o Ceny sprzedawanych produktów ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność i ryzyko. o Zamawiający nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów i lokali gastronomicznych zlokalizowanych w sąsiedztwie terenu imprezy. o Zamawiający nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia na teren imprezy stoisk wystawowych stowarzyszeń, instytucji i podmiotów gospodarczych współpracujących z Gminą Oleśnica. ORGANIZACJA ZAOPATRZENIA W ENERGIĘ ELEKTRYCZNĄ: Z uwzględnieniem niezbędnych podłączy elektrycznych. Wykonawca we własnym zakresie zabezpieczy dostawę energii elektrycznej niezbędnej do prawidłowej obsługi ww. bazy gastronomicznej i wesołego miasteczka. Wykonawca bierze odpowiedzialność za ewentualne wypadki spowodowane wadliwością sprzętu. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z posiadanych punktów poboru energii, jedynie dla oprawy artystycznej. WYKONAWCA JEST ORGANIZATOREM IMPREZY: W rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych i do jego obowiązków należy wypełnić wszelkie obowiązki organizatora imprezy zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (t. j. Dz.U.2023 poz. 616 ), co obejmuje również zapewnienie ochrony na czas imprezy, zapewnienie sanitariatów i płotków ochronnych. 1. Obowiązek Wykonawcy dotyczący organizacji, zabezpieczenia, a także kompleksowej oprawy i obsługi obejmuje zarówno: koncerty jak również wszelkich innych atrakcji, strefę dla dzieci, strefy ze stoiskami i animacji, konkursów, pokazów, które będą miały miejsce w trakcie trwania imprezy. 2. Odpowiedzialność Wykonawcy za szkody wyrządzone w związku ze zorganizowaniem imprezy określona przepisami Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych spoczywają na Wykonawcy. DO OBOWIĄZKÓW WYKONAWCY NALEŻY WYPRACOWANIE WE WSPÓŁPRACY Z ZAMAWIAJĄCYM SCENARIUSZA IMPREZY: 1. Scenariusz musi obligatoryjnie zawierać elementy merytoryczne wskazane przez zamawiającego na etapie uzgodnienia scenariusza. 2. Przewidywane godz. trwania imprezy: od godz. 16.00 do godz. 24.00 (program rozrywkowy z uwzględnieniem półgodzinnego poślizgu czyli 0.30). Dokładne godz. poszczególnych bloków programowych zostaną uzgodnione pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym we wspólnie wypracowanym scenariuszu imprezy. 3. Zamawiający na etapie tworzenia z wyłonionym wykonawcą scenariusza imprezy, zastrzega prawo do modyfikacji poszczególnych działań opisanych w szczegółowej kalkulacji kosztów dołączonej do oferty wykonawcy (np. poprzez ich usunięcie przy równoczesnym rozbudowaniu innych działań w harmonogramie) z zastrzeżeniem, że działania te nie mogą prowadzić do wzrostu ceny zawartej w ofercie wykonawcy. Składanie ofert: MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty tradycyjnej lub też dostarczona osobiście do Urzędu Miasta i Gminy Oleśnica, Ul. Nadstawie 1, 28-220 Oleśnica do dnia 20 maja 2024. r. do godz. 14.00 Miejsce i termin realizacji: Miejsce realizacji imprezy: Oleśnica Ul. Rynek działki o nr ew. 1277/2, 1278/6, z placem przylegającym do Ul. Zakościele i Ul. Gęsiej w Oleśnicy. Termin realizacji imprezy: 17 sierpnia 2024 r./ tj. sobota / w godz. od 16.00 do 24.00 Wymagania: zamówienia o wartości nie przekraczającej kwoty 130 000 zł netto Informacje o postępowaniu Podstawa prowadzenia postępowania: Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych obowiązującego w Gminie Oleśnica. Tryb udzielenia zamówienia: Zgodnie z Regulaminem PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO: 1. Odpowiednie przygotowanie terenu odbywania się imprezy, w szczególności w zakresie wyznaczenia dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji. 2. Niezbędnego oznaczenia i ogrodzenia terenu oraz zabezpieczenia wszelkich urządzeń i instalacji technicznych na terenie odbywania się imprezy. 3. Odpowiednich zgód oraz pozwoleń na organizację imprezy. Zapewnienia pozostałej infrastruktury i usług gwarantujących bezpieczeństwo i porządek podczas imprezy, w szczególności: zabezpieczenia medycznego i ppoż. 4. Zamawiający zabezpieczy służby informacyjne poprzez współpracę z czterema jednostkami Ochotniczej Straży Pożarnej z wozami strażackimi w składzie 20 osobowym. 5. Po stronie Zamawiającego będzie zabezpieczenie pomocy medycznej m.in. zespół ratowników - 4 osoby z środkami medycznymi zestaw do tlenoterapii i dwa defibratory oraz karetka. WARUNKI UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM ORAZ PODSTAWY WYKLUCZENIA: Ofertę może złożyć wykonawca, który: 1. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do realizacji zadania, posiada uprawnienia do wykonywania zamówienia, dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia i znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 2. Wykona przedmiot zamówienia w terminie. 3. Rozliczy się z Zamawiającym na podstawie faktury VAT/rachunku. 4. Przyjmie zlecenie przedmiotowego zadania w formie pisemnej umowy między Zamawiającym a Wykonawcą. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 1). Oferta powinna być: a) opatrzona pieczątką firmową, b) posiadać datę sporządzenia, c) zawierać adres oferenta, numer telefonu, numer NIP, d) być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim, e) podpisana czytelnie przez Wykonawcę, f) zawierać wszystkie wymagane załączniki. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. W formie zapewniającej pełną czytelność treści, każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Zamawiający nie ujawnia informacji stanowiących tajemnicę, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, w sposób niebudzący wątpliwości zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, załączając stosowne wyjaśnienia, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1233), które Wykonawca pragnie zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać dołączone do oferty w osobnej kopercie wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia ,,Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa". 3. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 4. Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej oferty. 5. Oferty wraz z załączonymi do nich dokumentami nie podlegają zwrotowi, z wyjątkiem ofert wycofanych. DO OFERTY OBOWIĄZKOWO NALEŻY DOŁĄCZYĆ: 1. Formularz oferty (Załącznik nr 1). 2. Oświadczenie Wnioskodawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2). 3. Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze - minimum 2 (Załącznik nr 3). 4. Szczegółową kalkulację kosztów wskazanych w formularzu oferty (Załącznik nr 4). 5. Ramowy program przedsięwzięcia (Załącznik nr 5). (decyduje data wpływu oferty do Urzędu) w zamkniętej kopercie opatrzonej adnotacją: ,,Oferta na kompleksowe zorganizowanie i koordynację imprezy plenerowej pn. Dzień Oleśnicy 2024 z uwzględnieniem wyłączności na obsługę handlową i gastronomiczną". Wykonawca pokrywa wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. OCENY OFERTY: Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: 1. Cena 60% 2. Atrakcyjność programu 40% (oceniana w skali od 1-10) Lp. Nazwa kryterium Waga - maksymalna liczba punktów 1. Kryterium ilościowe: cena. 60 pkt 2. Kryterium jakościowe - atrakcyjność oferty oraz posiadane doświadczenie w organizacji podobnych przedsięwzięć. 40 pkt 3. Razem 100 pkt Łączna ilość punktów dla każdej oferty stanowić będzie sumę punktów uzyskanych w podanych wyżej kryteriach. Zamawiający wymaga, aby oferta cenowa zawierała: cenę brutto w [zł]. Oferowana cena powinna zawierać wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: Zamawiający informuje, iż: o ewentualnym wybraniu oferty Wykonawca zostaniecie poinformowany telefonicznie. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadamia o zakończeniu postępowania, podając na stronie UM i G informację. Jeżeli Wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych ofert. OFERTY CZĘŚCIOWE I WARIANTOWE: Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty częściowej. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. PRZESŁANKI WYKLUCZENIA WYKONAWCÓW Z POSTĘPOWANIA: 1. Z postępowania wyklucza się: a).wykonawców, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania; b). wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu c).braków w złożonej dokumentacji. 2.Ofertę Wykonawcy wykluczonego z postępowania o udzielenie zamówienia uznaje się za odrzuconą. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY: Zamawiający odrzuca ofertę, w sytuacji, gdy: 1. treść oferty nie odpowiada treści Ogłoszenia, 2. oferta zawiera istotne błędy w obliczeniu ceny, 3. Wykonawca nie zgodził się na poprawę omyłek, o których mowa powyżej, 4. oferta nie została złożona w sposób określony w Ogłoszeniu, 5. oferta została złożona po terminie składania ofert, 6. oferta nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami Zamawiającego, 7. oferta została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca podlega wykluczeniu z przedmiotowego postępowania. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA: Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Kontakt: DODATKOWE INFORMACJE: Dodatkowych informacji można uzyskać pod nr tel.: 41 3774036 wew. 202 w UM i G Oleśnica, osoba do kontaktu p. Beata Brykowska |
|
© eurobudowa.pl 2004-2024
